«Schreibe
kurz und sie werden es lesen. Schreibe klar und sie werden es verstehen.
Schreibe bildhaft und sie werden es im Gedächtnis behalten.» Dieses Zitat stammt
von Joseph Pulitzer, einem amerikanischen Journalisten und Zeitungsverleger,
nach dem unter anderem der Pulitzer-Preis benannt wurde, der für Journalisten
etwa den Stellenwert eines Oscars hat. Pulitzers erste beide Sätze kann man
vorbehaltlos unterzeichnen. Bildhaft schreiben ist in der
Geschäftskorrespondenz aber nur dosiert zu empfehlen.
Man
kann aber sicher davon ausgehen, dass Pulitzer die folgenden 6 Regeln der
Geschäftskorrespondenz auch gutheissen würde. Weil er 1911 verstorben ist,
müssen wir allerdings es bei dieser Vermutung belassen.
Regel
1: Klare und kurze Sätze
Der
ideale Satz in einem E-Mail sollte nicht mehr als fünf bis sechs Wörter
umfassen, in einem Brief nicht mehr als zehn bis zwölf. Was länger ist, kann
nicht mit einem Blick erfasst werden und wird deshalb als mühsam empfunden.
So
nicht:
Ich
behalte mir vor, Ihnen kurzfristig abgesagte Therapiestunden privat in Rechnung
zu stellen und bitte Sie deshalb, sich oder Ihr Kind im Verhinderungsfalle
rechtzeitig, spätestens jedoch 24 Stunden vorher abzumelden.
Besser:
Nicht
mindestens 24 Stunden vorher abgesagte Therapiestunden werden privat in
Rechnung gestellt.
Regel
2: Keine Modalverben
«Es
freut uns, Sie zu unserem Firmenjubiläum einladen zu dürfen.» Zu dürfen? Warum
nicht direkt so: «Wir laden Sie herzlich zu unserem Firmenjubiläum ein»? Dürfen,
können, mögen, müssen, sollen und wollen – mit diesen Modalverben kann man den
Inhalt einer Aussage ändern. Es ist ein Unterschied, ob man darf oder muss. In
der Geschäftskorrespondenz sind Modalverben aber meistens unnötig und vernebeln
die Aussage.
Regel
3: Keine Nominalisierungen
Hauptwort,
Dingwort, Substantiv, Nomen – die Wortart hat verschiedene ältere und neuere
Bezeichnungen. Heute reden wir von Nomen. Damit die Sätze den Schwung nicht
verlieren und nicht bürokratisch daherkommen, werden aus Verben und Adjektiven
möglichst keine Nomen gebildet. Ganz schlimm wird es, wenn sie mit –ung enden:
Rücksendung, Bemühung, Klärung etc.
Also statt so:
Für
die Erteilung des Auftrages danken wir Ihnen.
Besser
so:
Danke
für den Auftrag!
Regel
4: «Gewöhnliche» Wörter wählen – Fremdwörter oder Fachausdrücke nur wenn nötig
Schopenhauer
hat gesagt: «Brauche gewöhnliche Worte und sage ungewöhnliche Dinge.» Dazu ist
nicht immer ein Fremdwort oder eine Bezeichnung nötig, die ausserhalb des
Fachbereichs kein Mensch versteht. Obwohl, man muss es zugeben, «Feedback»
schöner klingt als die schreckliche deutsche «Rückmeldung».
Man
kann es so sagen:
Als
Attachement erhalten Sie die Bilder der neuen Location mitten in der City.
Oder
so:
Hier
die Bilder des neuen Standorts: toll, mitten im Stadtzentrum!
Regel
5: Positiv statt negativ
Wenn
wir negative Sätze schreiben, setzen wir meistens das Adverb «leider» ein.
Leider findet die Sitzung nicht statt. Leider haben wir dafür keine Zeit. Der
Kurs ist leider ausgebucht. Leider müssen wir die Preise erhöhen. Leider
kommt von Leid – und so schlimm ist es ja in der Geschäftskorrespondenz selten,
dass «leider» immer sinnvoll ist. Streichen Sie leider aus Ihrem Wortschatz!
Regel
6: Aktiv statt passiv
Passiv
heisst, von sich aus nicht die Initiative ergreifend, sich abwartend
verhaltend, die Dinge an sich herankommen lassend, nicht tätig, nicht
zielstrebig, nicht tatkräftig oder unternehmungslustig sein. So sagt es der
Duden. Und er hat Recht, genau so kommen auch Passivsätze daher.
Darum
umformulieren:
Die
Unterlagen werden Ihnen in den nächsten Tagen zugesandt.
Wir
senden Ihnen die Unterlagen so schnell wie möglich zu!
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