Ausgerechnet
die praktische «elektronische
Post» ist für
viele Unternehmen zum Albtraum geworden. Mit wenigen E-Mail-Regeln kann man sich
der Stressspirale entziehen.
Verschiedene
Studien bestätigen, dass sich zwei Drittel der Büroarbeitenden in der Schweiz
über die Flut unnötiger E-Mails ärgern. Kein Wunder: Weltweit werden pro Tag 215
Milliarden E-Mails verschickt und empfangen. Allerdings vergessen diese
Geplagten vielfach auch, dass sie Teil des Spiels sind. So wie man schreibt, so
kommt es auch zurück. Bereits vor rund 2500 Jahren hat Konfuzius geahnt, was
uns im Sommer 2016 plagen würde: „Wenn die Sprache nicht stimmt, ist das, was
gesagt wird, nicht das, was gemeint ist. So kommen keine guten Werke zustande.“
Übersetzt heisst das: Wenn der Empfänger, die Empfängerin meiner Nachricht
zurückfragen muss, um was es geht oder wichtige Informationen fehlen, entstehen
keine guten Werke.
E-Mails
lenken von der Arbeit ab
Das
E-Mail mutiert immer mehr zum Zeitfresser, verursacht Fehler, macht die
Mitarbeitenden nervös und zerstreut. So zieht sich die Arbeit in die Länge, man
kommt in Zeitnot, ist weniger konzentriert und arbeitet ungenauer. Die unausweichliche
Folge: Die Stressspirale dreht sich weiter und die Leistung leidet. Ganz
abgesehen davon, dass man nebenbei ja auch noch ab und zu ein SMS schreiben und
sich um Facebook und Instagram kümmern muss.
Gedankenlosigkeit
führt zu Datenschrott
Ein
Beispiel dazu aus der Praxis. In der Vorbereitung für einen E-Mail-Kurs in
einer grösseren Firma haben wir zusammen mit ein paar Teilnehmenden analysiert,
wie durch unbedachte E-Mails zeitfressender Datenschrott verursacht wird. Ein
Mitarbeiter schreibt ein E-Mail an die ganze Abteilung mit 74 Mitarbeitenden
(ja, 74!) und stellt darin die Frage: «Ist dafür eine Sitzung nötig?». 60 davon
schreiben eine Antwort zurück, die meisten mit Klick auf «Antwort an alle». Die
einen finden, es braucht eine Sitzung, die anderen nicht, einige begründen den
Entscheid. Dieses eine Mail mit dieser simplen Frage hat schlussendlich rund
3000 interne Mails ausgelöst. Ohne Ergebnis, also absolut sinnlos – denn ob nun
eine Sitzung stattfindet oder nicht, ist nicht entschieden. Und es ist zu
befürchten, dass noch einmal ein paar hundert Mails entstehen werden, bis
endlich ein Entscheid gefällt wird. Rechne: Eine Minute für das Schreiben und
Lesen pro Mail mal 3000… Eine unglaubliche Zahl!
Einfache
Regeln helfen
Wie
kann man das ändern? Ganz einfach: Bereits mit wenigen E-Mail-Regeln kann man
sich der Stressspirale entziehen und mithelfen, dass Kollegen, Kolleginnen und
Geschäftspartner entlastet werden. Der erste Schritt dazu ist, das eigene
Verhalten zu analysieren. Von Fall zu Fall: Ist das E-Mail wirklich das
richtige Medium? Schreibe ich kurz und knapp, hilft dem Empfänger die
Betreffzeile weiter? Ist dieses Wortfetzen-Mail (Danke, bitte etc.) nötig? Muss
ich so viele Personen ins Cc nehmen oder belästige ich sie? Ist dieses E-Mail
überhaupt nötig? Reicht es nicht, die Mails drei Mal pro Tag abzurufen?
Zeitfresser
Betreffzeile
Nichtsagende
und unüberlegt hingeschriebene Betreffe sind die schlimmsten Zeitfresser im
Büroalltag. Nicht für den Absender, aber für den Empfänger, die Empfängerin.
Der Inhalt ist ja meistens keine Wundertüte und soll auch keine Überraschung
sein.
Der
Protokollführer verschickt das fertige Protokoll, indem er einfach ein altes E-Mail
mit irgendeiner Betreffzeile nimmt, das früher an alle Teilnehmenden ging und
auf «Allen antworten» klickt – statt «Protokoll der GL-Sitzung vom 7. Mai»
steht halt nun «Medienberichte über den Fall Meier» in der Betreffzeile. Der
Absender ist sich sehr wahrscheinlich nicht bewusst, was er damit anrichtet.
Die
Betreffe «Unterlagen», «Besprechung» oder «Offerte» sind nichtssagend. Ein Wort
genügt meistens nicht für eine aussagekräftige Inhaltsangabe. Weil es schwierig
ist, den Inhalt des E-Mails zusammenzufassen, wenn es noch nicht geschrieben
ist, schreibt man den Betreff sinnvollerweise erst am Schluss!
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