Mittwoch, 31. August 2016

E-Mails schreiben – professionell und effizient



Ausgerechnet die praktische «elektronische Post» ist für viele Unternehmen zum Albtraum geworden. Mit wenigen E-Mail-Regeln kann man sich der Stressspirale entziehen.

Verschiedene Studien bestätigen, dass sich zwei Drittel der Büroarbeitenden in der Schweiz über die Flut unnötiger E-Mails ärgern. Kein Wunder: Weltweit werden pro Tag 215 Milliarden E-Mails verschickt und empfangen. Allerdings vergessen diese Geplagten vielfach auch, dass sie Teil des Spiels sind. So wie man schreibt, so kommt es auch zurück. Bereits vor rund 2500 Jahren hat Konfuzius geahnt, was uns im Sommer 2016 plagen würde: „Wenn die Sprache nicht stimmt, ist das, was gesagt wird, nicht das, was gemeint ist. So kommen keine guten Werke zustande.“ Übersetzt heisst das: Wenn der Empfänger, die Empfängerin meiner Nachricht zurückfragen muss, um was es geht oder wichtige Informationen fehlen, entstehen keine guten Werke.

E-Mails lenken von der Arbeit ab

Das E-Mail mutiert immer mehr zum Zeitfresser, verursacht Fehler, macht die Mitarbeitenden nervös und zerstreut. So zieht sich die Arbeit in die Länge, man kommt in Zeitnot, ist weniger konzentriert und arbeitet ungenauer. Die unausweichliche Folge: Die Stressspirale dreht sich weiter und die Leistung leidet. Ganz abgesehen davon, dass man nebenbei ja auch noch ab und zu ein SMS schreiben und sich um Facebook und Instagram kümmern muss.

Gedankenlosigkeit führt zu Datenschrott

Ein Beispiel dazu aus der Praxis. In der Vorbereitung für einen E-Mail-Kurs in einer grösseren Firma haben wir zusammen mit ein paar Teilnehmenden analysiert, wie durch unbedachte E-Mails zeitfressender Datenschrott verursacht wird. Ein Mitarbeiter schreibt ein E-Mail an die ganze Abteilung mit 74 Mitarbeitenden (ja, 74!) und stellt darin die Frage: «Ist dafür eine Sitzung nötig?». 60 davon schreiben eine Antwort zurück, die meisten mit Klick auf «Antwort an alle». Die einen finden, es braucht eine Sitzung, die anderen nicht, einige begründen den Entscheid. Dieses eine Mail mit dieser simplen Frage hat schlussendlich rund 3000 interne Mails ausgelöst. Ohne Ergebnis, also absolut sinnlos – denn ob nun eine Sitzung stattfindet oder nicht, ist nicht entschieden. Und es ist zu befürchten, dass noch einmal ein paar hundert Mails entstehen werden, bis endlich ein Entscheid gefällt wird. Rechne: Eine Minute für das Schreiben und Lesen pro Mail mal 3000… Eine unglaubliche Zahl!

Einfache Regeln helfen

Wie kann man das ändern? Ganz einfach: Bereits mit wenigen E-Mail-Regeln kann man sich der Stressspirale entziehen und mithelfen, dass Kollegen, Kolleginnen und Geschäftspartner entlastet werden. Der erste Schritt dazu ist, das eigene Verhalten zu analysieren. Von Fall zu Fall: Ist das E-Mail wirklich das richtige Medium? Schreibe ich kurz und knapp, hilft dem Empfänger die Betreffzeile weiter? Ist dieses Wortfetzen-Mail (Danke, bitte etc.) nötig? Muss ich so viele Personen ins Cc nehmen oder belästige ich sie? Ist dieses E-Mail überhaupt nötig? Reicht es nicht, die Mails drei Mal pro Tag abzurufen?
  
Zeitfresser Betreffzeile

Nichtsagende und unüberlegt hingeschriebene Betreffe sind die schlimmsten Zeitfresser im Büroalltag. Nicht für den Absender, aber für den Empfänger, die Empfängerin. Der Inhalt ist ja meistens keine Wundertüte und soll auch keine Überraschung sein.

Der Protokollführer verschickt das fertige Protokoll, indem er einfach ein altes E-Mail mit irgendeiner Betreffzeile nimmt, das früher an alle Teilnehmenden ging und auf «Allen antworten» klickt – statt «Protokoll der GL-Sitzung vom 7. Mai» steht halt nun «Medienberichte über den Fall Meier» in der Betreffzeile. Der Absender ist sich sehr wahrscheinlich nicht bewusst, was er damit anrichtet.

Die Betreffe «Unterlagen», «Besprechung» oder «Offerte» sind nichtssagend. Ein Wort genügt meistens nicht für eine aussagekräftige Inhaltsangabe. Weil es schwierig ist, den Inhalt des E-Mails zusammenzufassen, wenn es noch nicht geschrieben ist, schreibt man den Betreff sinnvollerweise erst am Schluss!